Reverse meeting

La nouvelle manière de faire des réunions efficaces

Temps de lecture : 7 minutes.

Sommaire :

  1. Introduction

  2. La réunion à l'envers ?

    1. Pourquoi ?

    2. Comment ?

    3. Huuuum...

  3. Comment implémenter le Reverse Meeting ?

    1. À la mano

    2. Tandem


Bonjour à tous et à toutes,

Avant de se lancer dans le sujet du jour, sachez que cette édition va fermer la saison 1 de notre aventure CoolGuys.

  • Le 4 Octobre 2020 on envoyait la première édition de CoolGuys sur les 3 types de temps à 74 d'entre vous.

  • 4 mois et demi après, le 21 février 2021, on envoyait une édition sur Lydia à 1073 d'entre vous.

→ Aujourd'hui, le 18 juillet, 9 mois après le lancement, vous êtes plus de 1700 à recevoir cette édition et à être inscrits.

Merci à chacun et chacune d'entre vous de nous suivre et de nous soutenir. 🙏🏼

Comme vous avez pu le voir ces dernières semaines, nous avons décidé de nous lancer dans les formations : pour vous accompagner sur des sujets précis en allant au bout des choses. Nous avons donc 3 formations dans notre "catalogue" et nous continuerons de l'enrichir à partir de la rentrée en septembre.

Merci et bravo à ceux qui sont passés à l'action via une d'elles. 💪🏻

Pour nous, il est l'heure de prendre des vacances, de digérer un peu toutes ces émotions, ces nouveautés, ces rencontres... De prendre du recul et de revenir très fort en septembre. Sachez que nous avons déjà beaucoup de projets en tête, ça va être fou !

Du coup on laisse un peu vos boîtes mail tranquilles pour fin juillet et tout août pour mieux vous retrouver début septembre. 😃

Reposez-vous bien et profitez de vos vacances. Si on essaye d'être productif et efficace toute l'année, c'est aussi pour pouvoir mieux profiter et déconnecter dans ce genre de moment. Profitez-en pour prendre du recul, réfléchir à vos projets, à vos objectifs, à votre pourquoi.

Tout ça en slip sur un caillou près de l'eau c'est encore mieux. 💙


Mais avant les vacances, on va parler d'un sujet bien horrible et un des pires ennemis de notre productivité : les réunions !

Elles sont, la plupart du temps : inutiles, trop longues, trop fréquentes/nombreuses, chronophages, distrayantes. Bref, un trou de productivité.

Mais même si on les déteste, elles restent relativement essentielles en entreprise comme en freelance (avec ses clients) pour s'accorder sur des sujets importants, pour échanger, garder la vision et la cohésion d'équipe, pour reporter aux clients...

Alors tout le monde cherche comment mieux les faire : fixer un temps maximum et arrêter la réunion quoi qu'il arrive, définir 1 ou 2 objectifs précis pour l'échange... Des choses qui sont bonnes mais pas assez radicales, ça finit quand même par déborder.

On a découvert le concept du "Reverse Meeting" et on a adoré, alors on vous en parle.

À la fin de cette édition, vous aurez découvert un système tout neuf et innovant pour améliorer l'efficacité de vos réunions et vous aurez des guidelines pour l'implémenter tout de suite pour vous !


La réunion à l'envers ? 🙃

C'est un concept qui a été mis sur papier par Cal Newport (pas ouf ce mec) sur son blog.

Pourquoi ?

Parce qu'il s'est appuyé sur une étude scientifique très sérieuse qui a confirmé que les appels Zoom (et autres) sont vraiment épuisants.

Vous le saviez probablement déjà par expérience personnelle, mais la recherche montre que la "fatigue du Zoom" est réelle et en détermine les causes (il s'avère que les humains ne sont pas faits pour rester assis, maintenir un contact visuel et fixer une vidéo d'eux-mêmes pendant des heures).

→ Encore plus dur pour les personnes introverties.

Je suis sûr que vous vous êtes déjà senti épuisé à la suite d'un call vidéo, vous savez maintenant que c'est normal et génétique.

Même si la fin de la pandémie est proche (on espère en tout cas), les réunions vidéos vont continuer à augmenter et à devenir la norme dans les années à venir, notamment avec l'émulation du remote.

Comment ?

En 3 points très simples et rapides, comment pratiquer le reverse meeting :

  • Chacun maintient des heures de disponibilités régulières : des moments fixes chaque semaine pendant lesquels ils sont toujours disponibles par vidéoconférence, chat et téléphone.
    → Ça rejoint fortement notre notion de time block.
    Pendant ces heures, vous pouvez passer sur la "salle virtuelle" de chacun et discuter sans rendez-vous préalable.

  • Si vous avez un sujet dont vous voulez discuter avec un groupe de collègues, au lieu de les réunir tous dans une nouvelle réunion, vous vous rendez un par un à chacune de leurs heures de disponibilités pour en parler.

  • Dans de nombreux cas, ces conversations individuelles devraient suffire à résoudre le problème ou, au moins, à le réduire à un ensemble très ciblé de questions qui peuvent être traitées de manière beaucoup plus efficace.

Huuuum...

Vous êtes peut-être perplexe car ça vous paraît compliqué. Et vous avez l'impression que vous allez perdre votre temps à aller parler à 6 personnes différentes, une par une, au lieu de faire une réunion à 6 directement.

Mais il n'est pas seulement question de votre temps mais du temps de chacune des personnes qui serait dans la réunion. Quoi de plus frustrant que de se voir invité à une réunion ou on ne sert à rien ou alors on intervient 5 minutes et la réunion dure 1 heure. 😬

Prenons un exemple :

Cal Newport donne l'exemple d'une réunion d'une heure avec six participants pour finaliser les plans d'une campagne de marketing - au total, en utilisant Zoom, cette conversation occuperait six heures (360 minutes) du temps productif des participants. "En revanche, dans un scénario de réunion inversée, vous pourriez prendre seulement 10 minutes à chaque collègue, ce qui représente 50 minutes de votre temps et 50 minutes du leur, pour un total de 100 minutes d'attention, soit un coût 3,6 fois moins élevé". Voilà, vous venez de rendre à votre équipe plus de quatre heures de temps productif par semaine.


Il y a d'autres avantages à procéder de cette façon :

  • Ça vous (et les autres) obligera à bien définir le sujet, vos besoins, et vos questions. À bien définir de quelles personnes vous avez vraiment besoin au lieu d'inviter un peu tout le monde.

  • Ça permettra d'éviter des débats houleux et le phénomène que je vais appeler "tout le monde donne son avis sans écouter celui des autres". Ce sera à vous de récolter les éléments de chacun et de produire le résultat qui concordera le mieux.

  • Évidemment ça vous permettra de ne plus être dérangés de façon intempestive tout au long de la journée, de façon aléatoire pour tout et n'importe quoi.


Une des clés de la productivité est de "batcher" : regrouper les tâches similaires ensemble pour gagner du temps. Ici on batche donc les échanges directs avec ses collègues/clients → les "réunions".

Enfin, pratiquer les réunions inversées ne veut pas dire que vous ne devez plus jamais faire de réunion “classique" mais elles devront être beaucoup plus rares et exceptionnelles.

Maintenant que vous avez compris le concept du Reverse Meeting, voici par où commencer. Quels outils, quelles techniques vous pouvez mettre en place pour l'intégrer facilement et tout de suite.


Comment implémenter le Reverse Meeting ?

Comme toute chose que l'on met en place en productivité, ça va prendre un petit peu de temps au début pour un gain de temps futur : toujours un pas en arrière pour ensuite 2 en avant !

  1. La première étape logique semble d'en parler à ses collègues, son boss, ses clients. Pour le coup il serait intelligent de demander une réunion générale (la dernière 😉) et de présenter cette solution que vous souhaitez mettre en place et comment. À la fin de cette réunion, tout le monde sait ce qu'il doit faire avec une marche à suivre simple. Tout le monde doit comprendre les enjeux et les gains pour chacun.

  2. Cal Newport ne dit rien à ce sujet mais ça me paraîtrait quand même assez malin de standardiser les horaires de disponibilités (notamment s'il y a beaucoup de collaborateurs). Par exemple : vous êtes prié de vous rendre disponible sur votre salon de 14h à 15h le mardi et le jeudi. Juste après manger, tout le monde est dans le gaz, c'est génétique comme on l'a déjà vu avec les rythmes circadien et ultradien. Ça semble donc être l'horaire privilégié.

Technique “à la mano"

A priori pas besoin d'outils ou de grandes révolutions. En général, tout le monde à accès à l'agenda pro de tout le monde (sinon il le faudrait). C'est d'ailleurs de cette manière qu'on vous colle des réunions où vous ne voulez pas être et sans avoir rien demandé.

Eh bien vous allez maintenant pouvoir "time block" vos moments de disponibilités dans votre agenda. Si vous êtes sur Google, ça créera automatiquement un lien vers une réunion Google Meet sur laquelle vous pourrez vous connecter et vous mettre en attente (ça peut très bien marcher avec Zoom ou autre). Vos collègues, clients qui veulent vous parler n'auront plus qu'à se connecter sur le Meet à ce créneau pour échanger avec vous.

Voilà à quoi ça pourrait ressembler :

Attention, le but n'est pas d'attendre pendant 1h que quelqu'un vienne vous parler. Vous vous rendez dispo pendant ce créneau donc vous devez être sur la visio mais vous pouvez couper votre micro, votre caméra, laisser le son pour entendre quelqu'un qui viendrait échanger.

Mais pendant ce temps vous avancez sur vos tâches tranquillement, notamment des tâches peu importantes comme répondre à vos mails par exemple.

Admettons que j'ai besoin de Victor, je vais aller voir dans son agenda quand il est disponible pour un Reverse meeting. Je vois 14h alors je peux me bloquer un petit créneau sur mon agenda au moment où lui est dispo pour ne pas le déranger aléatoirement.

Tandem

C'est une app qui fait beaucoup parler d'elle en ce moment et qui répond bien à ce besoin. Elle est particulièrement pensée pour les équipes en remote (l'avenir).

Le principe est simple : tout le monde voit tout le monde sur l'appli (comme sur Slack ou Teams par exemple) et tout le monde voit ce que les autres font et s'ils sont disponibles ou pas.

Il est ainsi super facile de se connecter à quelqu'un en particulier, ou à un salon de groupe pour parler en audio + visio instantanément. Et ce sans lien, sans avoir à caler de réunion en avance...

L'objectif du service est de créer un bureau virtuel.

Je n'ai pas personnellement testé mais j'en ai entendu du bien. Néanmoins je me demande à quel point c'est efficace, à tester et à prendre avec des pincettes.

Car si c'est pour reproduire un vrai bureau ou tout le monde s'interrompt toutes les 5 minutes et passe son temps sur Tandem au lieu de se concentrer, pour moi il n'y a aucun intérêt.

Donc intéressant mais à tester et à bien intégrer/paramétrer dans le cadre du Reverse Meeting !


C'est tout pour aujourd'hui et pour cette saison 1. Encore merci de nous suivre et de très bonnes vacances à ceux qui en prennent. 🙏🏼

N'hésitez pas à nous faire vos retours :

  • à nous dire si vous avez testé les méthodes/concepts et les outils

  • à nous dire ce que l'on peut améliorer

Pour cela vous pouvez nous contacter en répondant directement à cet e-mail ou dans l'espace commentaire de l'édition :

Si vous avez aimé cette édition, faites-le nous savoir en lâchant un petit like 😎 :

Enfin, vous pouvez partager cette newsletter avec quelqu'un que ça aiderait. C'est ce qui nous permet de grandir et de vous proposer toujours plus de contenus comme celui-ci.

On vous remercie d'avance.

À dimanche prochain ! Antoine & Victor

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