Bien communiquer à distance avec ses clients/collègues
Principes, outils, et méthodes et pour rester alignés, même quand on est chacun à l'autre bout du monde.
Bonjour,
Merci aux 63 nouveaux/nouvelles CoolGuys et CoolGirls de cette semaine de nous avoir rejoints. Vous êtes désormais 644, soit 11% de plus que la semaine dernière, et ça nous emballe toujours autant d'écrire pour vous. 📈
Temps de lecture : 6 minutes.
Communiquer à distance avec ses clients (ou collègues) est devenu essentiel, mais c'est pourtant un sujet qui me semble toujours fortement négligé.
Peut-être que vous avez juste l'impression que travailler à distance n'est pas fait pour vous...
Ce que je pense, c'est qu'il s'agit avant tout d'une question d'habitude.
En quelques tips et outils, les choses peuvent devenir beaucoup plus claires et faciles.
Alors, aujourd'hui, voilà ce que je vais partager avec vous : ce que j'ai appris sur la communication à distance en quasiment 2 ans de remote work, en lisant des dizaines d'articles/podcasts/newsletters de boîtes comme Buffer, Basecamp… à ce sujet.
Tous les liens vers les outils, livres, ou autres références sont disponibles en fin d'email. Vous pouvez tranquillement lire cet email en entier, puis accéder aux liens facilement à la fin.
À la fin de cette édition, vous aurez des conseils faciles à retenir pour améliorer la communication avec vos clients/collègues lorsque vous travaillez à distance.
1. Accepter et s'habituer à être tout le temps "en décalage"
Si vous êtes habitué à aller au travail ou que tout simplement vous êtes un humain, vous avez quelque chose qui est intrinsèquement ancré en vous : quand vous parlez avec quelqu'un, vous attendez une réponse immédiate, naturellement.
Et c'est le premier changement fondamental à bien intégrer :
Lorsque vous travaillez en remote, la plupart du temps, vos communications ne sont pas (et ne doivent pas) être en temps réel.
C'est ce qui s'appelle le travail asynchrone.
Et c'est une très bonne nouvelle ! Ça va vous permettre de mieux vous concentrer sur votre temps productif, et de le séparer de votre temps interactif (cf: notre newsletter sur les 3 types de temps).
C'est le 2ème "commandement" de la communication interne chez Basecamp : « Parfois en temps réel, la plupart du temps en asynchrone. »
🤔 Concrètement, ça donne quoi ?
Évitez au maximum les réunions en visio.
Favorisez les services de messagerie instantanée (comme Slack, Skype, Discord...)
Mais ne répondez pas instantanément. Malheureusement, ces services de messagerie créent une fausse sensation d'urgence : essayez de répondre toutes les 30 minutes seulement. Ça réduira votre stress/anxiété.
Même principe pour les emails : bloquez-vous des moments pour attaquer tous vos emails d'un coup (et ne le faites pas en fil rouge).
Partagez un maximum de choses à l'écrit pour laisser un maximum de traces.
Notamment votre avancement actuel : partager un Kanban avec vos clients (sur Notion, Trello, Asana, ou autres).
Maintenant que vous savez quel est le plus gros principe à retenir de la communication à distance (l'asynchrone) : rentrons encore plus dans le concret. Quelques outils et tips pour faciliter encore plus vos échanges avec vos clients et collègues.
2. Vos meilleurs alliés : screenshots, GIFs, captures vidéo de votre écran...
Depuis que j'ai commencé à travailler à distance, le nombre de captures d'écran que je prends a augmenté de plus de 60%. Complètement logique, je vous l'accorde.
Mais c'est juste trop efficace ! Même mieux que de discuter avec quelqu'un et de lui montrer quelque chose sur votre écran en étant côte à côte.
Car la personne en question aura une trace et pourra retrouver facilement ce dont vous lui parlez.
En plus, sur Mac il est très facile de rajouter des flèches pour bien indiquer ce dont vous voulez parler, sans avoir besoin d’ouvrir aucune app (et SVP au passage faites-moi plaisir, n’utilisez pas l'application Dropbox pour Mac 😱).
Alors surtout n'hésitez pas à faire plein de captures d'écran et de screen recording ! Ça vaudra largement n'importe quelle explication écrite.
📽️ Loom / CleanShot : pour des captures vidéos parfaites
Loom et CleanShot sont deux logiciels assez équivalents qui vous permettent de créer des captures vidéos d'un autre level :
Générez des liens automatiquement (pour conserver la qualité) sur chaque capture que vous faites
Avec Loom, vous pouvez intégrer vos captures dans des pages Notion de manière native par exemple.
Générez des GIFs plutôt que des vidéos si besoin
Éditez plus facilement vos vidéos (annotations, vitesse etc)
Ces deux outils permettent de vous filmer et de parler en même temps que vous enregistrez votre écran pour tout expliquer.
→ Ça, c'est potentiellement un grand moment de solitude lorsque vous faites l'enregistrement 😅 mais croyez-moi, c'est très efficace, et ça vous permet d'éviter beaucoup de calls.
Après avoir testé les 2 outils, j'aurai personnellement une petite préférence pour CleanShot pour la simple et bonne raison que c'est disponible sur SetApp, et donc beaucoup moins cher que Loom.
→ SetApp permet d'éviter de payer pour chaque outil macOS séparément en payant un abonnement pour tous. Je vous prépare une édition aux petits oignons dessus, on en reparle très bientôt. 😃
3. Sur-communiquer plutôt que de ne pas communiquer
Pour finir cette édition, je voudrais vous donner quelques conseils un peu plus humains.
Lorsque vous travaillez à distance, il y a une autre différence majeure à prendre en compte :
Vous ne pouvez pas vous rendre compte des émotions des autres :
Pas possible de voir le langage corporel
Ni les émotions habituellement visibles sur les visages
C'est inconscient, mais lors de nos échanges "traditionnels" (en personne) on se base beaucoup sur ces 2 éléments.
Tout ça peut être un peu perturbant : en remote, je me suis retrouvé plusieurs fois en train d'essayer de deviner ce que pense ou comment réagit la personne avec qui je discutais...
🫀Notre communication à distance peut avoir un impact sur notre santé.
Une étude de 2009 a montré que les employés qui ont un boss qui ne communique pas assez ont plus de chance d'avoir des maladies cardiaques...
À l'inverse, bien communiquer (et de manière asynchrone) est bénéfique pour la santé.
(Les liens vers ces études sont dispos en fin d'édition.)
🤔 Comment agir ?
Prenez l'habitude d'écrire le plus de choses, au plus de personnes possibles. Tout le temps : ouvrez Slack, partagez ce que vous venez de faire avec la personne concernée.
Écrivez sur Notion, centralisez/organisez bien l'information (voir notre édition sur Notion).
Ne gardez pas les choses pour vous : s'il y a un problème, mieux vaut souffrir légèrement sur le moment en le disant, plutôt que de garder les choses pour vous et que ça explose plus tard.
→ Tout le monde vous sera reconnaissant de ça.
C'est simple : personne ne va vous dire « Non merci, ça ne m’intéresse pas » alors que vous montrez que vous faites avancer les choses en partageant ce sur quoi vous bosser.
Au pire, vous risquez quoi ?
→ Que votre client/manager vous dise que ce que vous faites n'est pas la chose sur laquelle il faut se concentrer pour l'instant... Et vous pourrez donc vous adapter.
Dans tous les cas, ça reste bénéfique.
Utilisez les émojis (personnalisés) et GIFs à outrance 😊
C'est une bonne solution pour partager vos émotions/ressentis !
Alors n'hésitez pas à installer Giphy sur Slack par exemple, ou à créer des émojis personnalisés qui parlent à votre équipe (et donc peuvent devenir des private joke).
Mention spéciale à mon bro, l'émoji parrot 🦜
C'est tout pour aujourd'hui !
On espère que cette édition vous sera utile grâce à ces 3 points, et que vous pourrez communiquer plus sainement lorsque vous ne travaillez pas dans les bureaux de vos clients (c’est-à-dire la majorité du temps, désormais). 😉
N’hésitez- pas à nous faire vos retours :
Pour cela vous pouvez nous contacter en répondant directement à cet e-mail ou dans l'espace commentaire de l'édition :
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On vous remercie d'avance.
À dimanche prochain !
Antoine & Victor