Bonjour,
Votre ressource la plus précieuse est votre temps.
Il est malmené, on a toujours l'impression d'en manquer.
D'ailleurs, si vous vous êtes abonnés à cette newsletter, il y a des chances que vous cherchiez à en gagner.
Alors aujourd'hui, nous allons aborder une méthode simple qui vous permettra de mieux gérer votre temps au travail : la méthode des 3 temps.
☝️ Tous les liens vers les outils, livres, ou autres références sont disponibles en fin d'email. Vous pouvez tranquillement tout lire, puis accéder aux liens facilement à la fin.
À la fin de cette édition, vous pourrez aborder vos journées d'une nouvelle manière, et ranger absolument toutes vos actions dans les 3 types de temps.
Quels sont les 3 types de temps ?
Sans plus de suspense, voici les 3 types de temps que Jean de la Rochebrochard (qui est à la tête du fond d'investissement de Xavier Niel) a conceptualisé dans son livre "Human Machine" en 2019 :
Le temps productif : celui où vous avancez sur vos tâches.
Le temps interactif : celui où vous échangez avec les autres
Le temps inductif : celui où vous soufflez et récupérez.
Quand j'ai découvert ces 3 concepts, je me souviens que cette phrase m'est venue en tête : « C'est si con mais c'est si vrai » : je vous mets au défi d'observer une de vos journée au travail. Sans le savoir, vous avez déjà ces 3 phases qui existent au quotidien.
1. Le temps productif
C'est la phase de travail pendant laquelle vous devez vous couper de toute distraction, et... produire.
Il faut prévoir ce sur quoi vous allez travailler : ça évite d'avoir des surprises et de dépenser de l'énergie à chercher ce que vous allez faire.
Quand vous vous mettez sur une tâche pendant une phase de temps productive, vous ne faites que cette tâche. Idéalement, vous vous fixez un temps imparti précis pour que cette tâche soit réalisée.
2. Le temps intéractif
Il est inéluctable. Quand on travaille, on le fait avec ou pour les autres.
Programmer une journée de travail sans prendre en compte le temps où vous échangez avec vos collègues (ou même d'autres gens) sera inefficace.
Une étude citée dans le livre "The One Thing" montre que nous sommes en moyenne interrompus toutes les 11 minutes. Par des collègues, des emails, des messages Slack/Skype...
Pire que ça : après avoir été interrompus, on passe dans une journée environ 30% de notre temps à nous replonger dans nos tâches productives. D'où l'importance de compartimenter nos "types" de temps.
3. Le temps inductif
Vous ne devez avoir aucune culpabilité à prendre des pauses. Elles sont essentielles pour s'aérer l'esprit et revenir avec des idées fraîches lors de l'exécution d'une grosse tâche.
L'objectif ici est de vraiment tout couper : ne pas parler, ne pas regarder son téléphone.
Aller marcher
Fermer les yeux 20 minutes
Prendre une bouffée d'air frais
Manger quelque chose de sucré pour rebooster votre énergie.
☝️Maintenant que vous savez quels sont les 3 types de temps qui s'offrent à vous pendant une journée : voici par où commencer. Quels outils, quelles techniques vous pouvez mettre en place pour utiliser au mieux vos 3 temps.
Apprenez à vous connaître
Ici, je parle surtout de vos capacités de concentration et à être productifs au cours d'une journée. Pour beaucoup d'entre nous (et pour moi) le pic de productivité se fait le matin.
Mon conseil est donc de profiter du début de la journée pour votre temps productif. Pour maximiser mon efficacité, j'adore utiliser la technique du Pomodoro 🍅 avec une application qui s'appelle FOCUS. Le Pomodoro consiste à faire des phases de travail de 25min, puis de courtes pauses de 5min, avant de se permettre une "grosse" pause de 20min.
→ On aura l'occasion d'en reparler plus en détail dans une prochaine newsletter 😉
Si je suis efficace le matin, je sais aussi qu'après manger – de 14h à 15h30 – mon énergie et ma productivité vont drastiquement redescendre – c'est physiologique, et inévitable.
Je suis quasiment incapable de me concentrer, et 2x plus lent dans ce que je vais produire.
Alors ce temps est parfait pour accomplir des tâches du temps interactif : répondre aux emails, sur Slack, faire des meetings.
Il faut trouver des tâches qui nécessitent d'être faites, mais qui ne demandent pas beaucoup d'énergie ni de réflexion.
Pour limiter les dégâts de ce coup de barre de 14h, il existe aussi des solutions. Antoine a fait une vidéo à ce sujet l'année dernière (aussi disponible en fin de mail).
Pour illustrer, voici un petit schéma où vous pouvez voir ma "courbe de productivité" tout au long d'une journée (vous excuserez mes piètres qualités de dessinateur).
Notez-bien : ce schéma est valable pour moi et pour beaucoup de gens, mais est vraiment différent selon les personne. Il est possible que vous soyez une machine à 14h. À vous de trouver votre rythme !
Instaurez-vous un cadre, et soyez fermes
Imaginez une semaine parfaite, où vous savez précisément ce qu'il va se passer, où vous ne serez jamais pris de court et où chaque minute se déroule comme vous l'aviez imaginée. Ça fait rêver un peu ?
➞ Croyez-moi, ce n'est pas si compliqué de se rapprocher de cet idéal.
Je me rappelle parfaitement d'une journée où j'avais vraiment besoin d'un collègue pour avancer. Il fallait absolument que j'ai un rendez-vous avec lui.
Alors, je vais regarder son calendrier pour lui envoyer l'invitation, et voilà ce sur quoi je suis tombé :
Déjà, il était indisponible tous les matins, mais regardez en plus ce qu'il avait écrit dans les descriptions de ces évènements :
Alors, sur le coup, ça ne m'arrangeait vraiment pas 😅 mais après, j'ai vraiment trouvé ça génial et devinez quoi... Aujourd'hui je fais exactement la même chose. Pour illustrer, voici ce que ça donne.
Pour une journée typique en freelance, où je dois interagir avec des collègues mais aussi trouver du temps pour me concentrer complètement.
L'idéal va être de grouper au maximum les 3 types temps, pour éviter d'avoir à switcher mentalement entre différents sujets.
→ Par exemple, je vais essayer de mettre tous mes meetings les uns à la suite des autres.
PS : ce collègue dont je vous parlais, il travaille aujourd’hui chez Stripe : la plus grosse plateforme de paiement du monde…
À noter : même pendant le temps "productif", j'ai parfois besoin d'échanger avec mes collègues : pour valider un petit détail, ou poser une question sur quelque chose de bloquant par exemple.
Mais je vais vraiment me forcer à chercher d'abord par moi-même la solution. Aussi bien pour éviter au maximum d'interrompre les autres, que pour éviter de m'interrompre moi-même.
Forcément, vous devrez vous adapter, et les temps productifs ne sauront pas toujours ceux que vous aviez prévus.
L'idée n'est pas de devenir asocial et de tout refuser, mais d'essayer de commencer à se fixer un cadre, et de s'y tenir au maximum... Pour faire mieux, et plus rapidement.
Ici, une journée durant laquelle je me concentre sur mon business en eCommerce : je n'ai quasiment rien d'autre à faire que de produire. Je peux me permettre des horaires beaucoup plus légers, sans pour autant en faire moins, car je m'assure qu'il n'y ait aucune distraction.
Oui, mes journées sont largement terminées à 18h dans ces moments là, et ce n'est pas pour autant que j'ai moins avancé.
Une chose qui est importante, et que j'ai appris à faire au fil du temps : me forcer à respecter mes temps de pause pendant les phases de temps productives. Même si je suis bloqué sur quelque chose, je me force à couper, à aller prendre l'air.
C'est beaucoup plus efficace que de déborder et rester coincé.
Conclusion:
La bonne nouvelle, vous venez de le voir, c'est que vous n'avez besoin que d'une app de calendrier pour mettre en place tout ce dont on a parlé aujourd'hui.
Si vous voulez tester le « Pomodoro » un lien vers l'app FOCUS sera également disponible.
Enfin, si vous avez souvent des gens qui vous envoient des invitations dans votre calendrier, vous pouvez essayer Clockwise : une app qui va reprogrammer automatiquement tous vos meetings pour vous offrir un maximum temps de "Focus".
En un GIF, ça donne ça :
C'est tout pour aujourd'hui, et pour cette première newsletter.
N'hésitez pas à nous faire vos retours :
à nous dire si vous avez testé les méthodes, et les outils
à nous dire ce que l'on peut améliorer
à nous partager votre façon de faire : peut-être que vous faites déjà tout ce dont on vient de parler, mais avec d'autres outils et principes. On sera ravi d'apprendre à vos côtés.
On vous remercie d'avance.
À dimanche prochain !
Références et liens :
Accédez aux livres cités :
L'autoroute du millionaire ici (pourquoi votre temps et la ressource la plus précieuse)
La vidéo d'Antoine qui vous explique comment réduire votre coup de barre de 14h