[1/3] Framework TEA : le Temps
Travaillez sur les 3 piliers de votre productivité
Bonjour,
Merci de nous suivre tous les dimanches, bonne lecture !
Temps de lecture : 8 minutes.
Sommaire :
Introduction
Pourquoi le temps est le premier pilier de la productivité ?
Les 3 composantes du Temps
Systems
Strategies
People
Astuces supplémentaires
À faire
Cette série sera constituée de 3 éditions et basée sur le Framework TEA (Time, Energy, Attention).
C'est un système imaginé par Asian Efficiency, l’un des plus gros blogs sur la productivité (lien en fin d'édition).
Nous nous permettons de vous le partager et de vous le retranscrire en y ajoutant notre touche car on le trouve très juste et brillant !
Ces 3 éléments : Time, Energy, Attention forment les 3 piliers de la productivité.
Plus vous avez de chacun d'eux, plus vous serez productif.
Quand vous n'avez pas de temps, vous vous sentez surmené.
Quand vous n'avez pas d'énergie, vous vous sentez épuisé.
Quand vous n'avez pas d'attention, vous vous sentez distrait.
Le but de ces 3 éditions, dont chacune sera basée sur un des piliers, est d'identifier le ou les éléments sur lesquels vous pouvez vous améliorer et comment.
Cette première partie sera donc dédiée au 1er pilier Time : notre temps.
C'est une notion sur laquelle on appuie énormément depuis le début de cette aventure car c'est, pour nous, notre ressource numéro 1.
Tous les liens vers les outils, livres, ou autres références sont disponibles en fin d'email. Vous pouvez tranquillement lire cet email en entier, puis accéder aux liens facilement à la fin.
À la fin de cette édition, vous aurez toutes les clés en main pour faire le bilan de votre utilisation de votre temps, changer votre façon de le voir et de l'envisager et comment l'améliorer.
Pourquoi le temps est le premier pilier de la productivité ?
Tout simplement parce que c'est le plus essentiel des 3. Avoir de l'Énergie et de l'Attention sans avoir de Temps ne vous servira à rien.
De plus, il est très rare de disposer d'Énergie et d'Attention sans avoir de Temps.
Si c'est le cas, c'est probablement passager car le manque de Temps mène forcément à du stress, du surmenage, de la pression.
Ce qui provoquera inévitablement une baisse de votre Énergie et une baisse de votre Attention.
Il est donc primordial d'avoir votre pilier « Temps » solide avant de travailler sur votre Énergie et votre Attention.
Sans Temps, vous ne pouvez pas aller plus loin, vous ne pouvez pas être productif.
Les 3 composantes du Temps
Asian Efficiency découpe le Temps lui-même en 3 composants :
Systems : Evaluer ce qu'il se passe et chercher des améliorations.
Strategies : Comment allez-vous implémenter ces améliorations ?
People : Qui peut aider (ou nuire) à l'amélioration de votre temps ?
Concentrez-vous et travaillez sur chacun de ces 3 composants l'un après l'autre.
Rappelez-vous, l’un des principes fondamentaux de la productivité est de faire les choses une par une pour éviter la dispersion de votre esprit et avoir des résultats optimaux.
Une fois que vous êtes satisfait de vos progrès sur un des composants, passez au suivant. 🚀
1. Systems
Pratiquement tout est un Système dans nos vies.
Il y a 3 parties distinctes dans chaque système :
Inputs (Entrées) — Toutes les choses qui arrivent dans votre système. Vous voulez contrôler, gérer ou améliorer tout ce qui entre et qui pourrait prendre de votre temps.
Process — Les étapes et les fonctions réelles que le système va exécuter. La façon dont vous passez réellement votre temps et la façon dont vous vous y prenez.
Output (Sortie) — Le résultat obtenu après avoir performé les étapes de votre système.
Exemple d'un système très simple en freelance :
Vous avez une proposition de mission (Input).
Ensuite, vous avez les étapes par lesquelles vous passez pour répondre à l'offre, vous vendre, convaincre le client, proposer votre devis... (Process)
Le résultat que vous souhaitez : obtenir la mission. (Output)
Si vous voulez améliorer votre utilisation du temps, vous devez optimiser les entrées autant que possible, puis trouver le bon processus pour obtenir les sorties (résultats) que vous souhaitez.
Ex: Imaginons que vous êtes face à ce problème :
Vous avez du mal à être bien concentré et à être productif pendant plusieurs heures. Vous vous dispersez facilement.
A. Votre réaction initiale (de base) :
C'est à cause de toutes ces tentations autour de moi : téléphone, nourriture, Instagram, mail...
Je me sens seul et manque de motivation car personne pour me dire quoi faire, me surveiller.
J'ai toujours eu des problèmes de concentration, c'est comme ça.
B. Si vous appliquez la pensée en système, vous vous demandez :
1. Quelles sont les entrées ?
Vous avez des tâches à réaliser
Mais aussi des distractions qui vous entourent : téléphone, notifications, réseaux sociaux, emails…
Et enfin, le fait qu’il n’y a personne pour vous obliger.
2. Quel est le processus ?
Vous essayer de vous mettre au travail.
Puis rapidement vous levez la tête, vous recevez des notifications, vous vous retrouvez sur Facebook à scroller le feed.
Vous vous levez sans cesse pour une petite faim, un verre d'eau...
3. Quel est le résultat ?
Vous n'avancez pas et n'êtes pas productif car vous êtes distrait sans arrêt.
Pourtant, vous savez que le résultat que vous avez obtenu n’est pas du tout celui que vous souhaitiez avoir.
Vous auriez plutôt voulu : maîtriser votre entrée dans le flow, et rester concentré pendant plusieurs heures pour avancer.
La clé de la pensée en système : ne pas se focaliser sur les entrées, mais plutôt sur le processus
Intuitivement, on a plutôt tendance à vouloir modifier les entrées. Ici en l’occurrence ça serait :
Éteindre votre téléphone
Travailler à plusieurs dans un coworking, pour se motiver ensemble
Mais il est en fait plus efficace de travailler sur le processus.
Au lieu d’avoir des tâches à accomplir :
vous identifiez précisément : quelles tâches ?
vous les attaquez une par une, les unes après les autres
Au lieu de vouloir vous lancer dans une phase de travail indéfiniment :
vous mettez un Timer court pour vous forcer à réaliser la tâche lors de ce laps de temps (par exemple 25min, en Pomodoro – l’édition à ce sujet arrive bientôt 😉).
vous mettez de la musique pour vous aider à vous concentrer : pensez à Endel !
Au lieu d’éteindre votre téléphone (enlever l’entrée) :
vous le passez en mode ne pas déranger
vous le retournez
vous ne le regardez jusqu’à ce que la fin de votre Timer arrive
→ Changer le process en ajoutant certains éléments vous amènera aux résultats que vous voulez.
C'est justement le type de problématique sur lesquelles nous vous accompagnons sous la forme de coaching.
Accélérez encore plus votre processus et échangez avec nous sur vos blocages de productivité.
Nous nous engageons à vous apporter une réponse personnalisée et optimisée pour vous et vos besoins.
Automatisez votre vie
L'automatisation (qu'elle soit technique ou non) peut avoir un impact considérable sur votre temps.
Les petites choses que nous faisons tout au long de la journée s'additionnent.
Recherchez les occasions pour :
Automatiser vos finances (banque en ligne, placements automatiques, process de répartition en début de mois — vous pouvez regarder notre édition sur Lydia à ce sujet).
Automatiser vos courses (courses en ligne avec livraison).
Automatiser la préparation de vos repas (repas équilibrés livrés ; cuisinez pour plusieurs repas d'un coup)
Automatiser la gestion de vos emails (méthode précise, inbox 0).
Investissez dans votre temps à court terme pour des gains sur le long terme
Créez des templates et des check-lists pour tout ce que vous faites plus d'une fois.
Exemples :
La préparation de vos voyages
Vos réflexions pour vos mini-retraites tous les 90 jours
Articles, newsletter, post sur les réseaux sociaux que vous écrivez
Préparation d'une réunion
Préparation de votre comptabilité
Prise de décision
→ Plus vous systématisez, mieux ce sera !
Créez-vous une routine matinale et/ou une routine pour votre coucher.
Ça vous permettra de ritualiser un certain nombre de vos activités/habitudes sur ces moments afin de les réaliser de façon consistante, et d'avoir l'esprit plus libre dans la journée pour atteindre vos objectifs.
2. Strategies
Les stratégies sont le "comment" — comment savoir quoi faire pour m'aider à utiliser mon temps plus efficacement ?
En général, la stratégie que vous utilisez correspond au défi que vous devez relever.
Exemples :
Vous êtes toujours en train de répondre aux "urgences" qui arrivent au fil de la journée et vous ne savez pas ce que vous devriez vraiment faire ?
→ Vous devez apprendre à utiliser un gestionnaire de tâches pour atteindre vos objectifs.
Vous ne prenez pas le temps pour travailler sur les tâches importantes que vous savez que vous devez faire ?
Exemple : écrire ce post LinkedIn → commencez rapidement à en écrire une partie en Pomodoro
Vous passez votre temps sur vos emails ?
Mettez en place un système et passez à l'inbox 0.
Vous avez trop de choses à faire ?
Apprenez à dire non
Ce sont le type de problèmes par lesquels nous sommes déjà passés, Victor et moi. Nous pouvons vous aider et vous accompagner dans leurs résolutions en utilisant des systèmes et des outils adaptés pour vous.
3. People
Parfois, on a l'impression que l'on serait 100x plus productifs si on n'avait pas à interagir avec les autres.
Mais d'un autre côté, travailler en groupe peut nous rendre beaucoup plus efficaces. Il faut donc trouver son équilibre.
Vous pouvez externaliser les tâches que vous ne voulez pas faire (ou du moins que vous ne devriez pas faire, même si vous aimez ça).
Les réunions sont l’une des plus grosses pertes de temps dans le monde du travail. Arrêtez d'en abuser, d'en faire ou travaillez à les rendre efficaces.
Astuces supplémentaires
Il y a aussi plein de petites choses à de mettre en place pour gagner du temps.
Par exemple :
Utiliser un bloqueur de sites, apps (pour arrêter de se perdre sur les réseaux sociaux).
Un bloqueur de feed pour les réseaux sociaux (pour arrêter de se perdre dans le fil quand on est obligé d'utiliser les réseaux pour le travail).
Utiliser des raccourcis de textes :
Par exemple, j'écris très souvent “LinkedIn”. J'ai réglé mon mac pour qu'il écrive le mot entier dès que j'écris LKD.
Encore mieux à utiliser pour des blocs de textes : pour une réponse à une question qu'on vous pose souvent par exemple.
Utiliser des raccourcis vocaux avec Siri ou Google Assistant.
Plein d'autres petits outils de productivités. Ou vous en présente 5 chaque mois dans une édition dédiée. [Rendez-vous dans 7 jours pour la prochaine 🙃]
À faire
Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre temps, voici ce que vous devriez faire :
Déterminez comment vous passez réellement votre temps, en utilisant par exemple Timemator pour Mac, RescueTime ou Toggl.
Lorsque vous disposerez de ces informations, vous saurez clairement quelles entrées vous devrez modifier dans votre système de productivité.Posez-vous la question suivante : Y a-t-il quelque chose que vous pouvez arrêter de faire ? Si oui, élaborez un plan d'arrêt.
Posez-vous la question suivante : Y a-t-il quelque chose que vous pouvez déléguer à quelqu'un d'autre ? Si oui, élaborez un plan pour cela aussi.
Posez-vous la question suivante : Si vous aviez plus de temps, quelle serait la seule chose que vous feriez ? Planifiez-la (inscrivez-la sur votre calendrier) et organisez le reste de votre journée ou de votre semaine en fonction de cette activité.
C'est tout pour aujourd'hui, on espère que cette édition vous aura plu ! Cette édition sur le premier pilier "Time" n'est que la première de cette série sur le passionnant framework TEA. Rendez-vous dans 2 semaines pour le prochain pilier : "Energy" ! ⚡️
N'hésitez pas à nous faire vos retours :
à nous dire si vous avez testé les méthodes/concepts et les outils
à nous dire ce que l'on peut améliorer
Pour cela vous pouvez nous contacter en répondant directement à cet e-mail ou dans l'espace commentaire de l'édition :
Si vous avez aimé cette édition, faites-le nous savoir en lâchant un petit like 😎
Enfin, vous pouvez partager cette newsletter avec quelqu'un que ça aiderait. C'est ce qui nous permet de grandir et de vous proposer toujours plus de contenus comme celui-ci.
On vous remercie d'avance.
À dimanche prochain ! Antoine & Victor
Références et liens :
Outils :
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