Salut à tous,
J'espère que vous allez bien.
Aujourd'hui, dans notre travail, dans nos business, dans notre vie quotidienne, on a de plus en plus de choses à faire, de choses à penser.
On ne sait plus par où commencer et on perd en productivité, en confiance en soi, en ambition : on stagne.
Il y a une solution bien connue pour y remédier : les TODO listes. Encore un mot utilisé à tort et à travers par Jean-Michel Bullshit, je sais.
On essaye toujours d'en faire, ça commence bien au début du projet, on fait même des supers Trello. Et puis ça tient 3 jours, 1 semaine et on la laisse tomber.
Mais justement, j'aimerais vous faire redécouvrir les to-do et vous montrer que, bien utilisé, c'est vraiment très efficace.
Tous les liens vers les outils, livres, ou autres références sont disponibles en fin d'email. Vous pouvez tranquillement lire cet email en entier, puis accéder aux liens facilement à la fin.
À la fin de cette édition, vous aurez donc une méthodologie, pour préparer, créer et éxécuter vos to-do efficacement.
Une méthode simple, maintenable et qui va booster votre productivité et votre estime de vous-même.
Qu'est-ce qu'une TODO ?
Mais avant tout, revenons à la base. C'est quoi une to-do en fait ?
Notre meilleur pote Wikipédia nous dit que : "Une to-do list, ou liste de tâches, est un procédé qui se veut simple et efficace pour gérer les tâches d'un projet."
→ Simple et efficace ! Et pas une énième méthode farfelue.
Le but est de préparer une trame de vos journées, que vous pouvez suivre sans perdre de temps et sans vous poser trop de questions.
L'objectif est toujours de s'éclaircir ses idées, pour gagner du temps.
Qu'est-ce qu'une vraie to do ?
1. Se rapprocher du graal
Je pense qu'en amont de la to-do liste, il doit y avoir un objectif.
C'est de cet objectif dont vont découler vos tâches. C'est très important, car il est facile de créer une todo pour tout et n’importe quoi, et de tout mettre dessus. Même ce qui ne vous fait pas avancer.
Chaque tâche doit vous rapprocher d’un objectif plus long terme (ex: générer 1000 inscrits à votre newsletter 😁).
À chaque fois que vous préparez votre to-do, vous devez donc vous poser la question : est-ce que cette tâche va me rapprocher de mon plus gros objectif ?
Si la réponse est oui, go ! Si c'est non, alors c'est sûrement une tâche à oublier.
2. Planifier de vraies tâches
Répondre au mail de Janine n'est donc pas une vraie tâche. À moins que cet email soit clé dans l'atteinte de votre objectif final, c'est une tâche secondaire. À réserver sur une plage horaire pour ce genre de tâche peu importante et chronophage.
Dans cette optique, j'aime à me tenir à 3 tâches par jour. Pas d'explication très chiffrée à cela. Juste le sentiment que c'est un bon équilibre : 3 choses à faire qui me rapprochent du graal, chaque jour.
Si ce sont de vraies tâches, elles ne peuvent pas être courtes, vous ne pouvez donc pas en avoir 10 par jour. À vous d'ajuster légèrement en fonction de vous, de votre projet.
Plusieurs sortes de to do
J'utilise personnellement 3 types de to do :
1.Une to do hebdomadaire
Cette to-do est un mix entre tâches et objectifs.
Ce sont plutôt des tâches globales sur la semaine (ex: "finir la création de mon site web" VS une tâche journalière qui serait "finir la homepage").
Elle se décompose elle-même en tâches catégorisées par occupations, projets. Elle peut être un mix entre du pro et du perso. Voici un exemple de ma to-do hebdomadaire sur Bear.
Comme vous les voyez : j'ai 2 objectifs de la semaine "to do Kalendes", "to do CoolGuys". Pas besoin de détailler ici, je me réfère ensuite à mon kanban du projet en question pour voir toutes les tâches de la semaine et en déduire mes tâches journalières.
2. Une to do journalière
Comme vu précédemment, je sélectionne 3 tâches m'amenant vers les objectifs de ma to-do hebdomadaire ou s'étant ajoutées dans la semaine. 3 vraies tâches qui m'auront fait avancer vers mes objectifs. Qui ne me feront pas culpabiliser de me détendre le soir.
3.Des Kanbans
Enfin j'utilise des kanbans dédiés à chaque projet. Par exemple nous avons un kanban pour CoolGuys et j'en ai un pour mon client principal et récurrent en freelance. (exemple avec mon client)
Préparation de vos to do
On va maintenant voir quand et comment bien préparer ses to-do listes.
1. Toujours préparer en avance
Il faut préparer ses to-do un minimum à l'avance. Ça ne se fait pas le jour même, ce serait une perte de temps et vous n’aurez pas pris le recul de bien y réfléchir et de bien choisir vos tâches.
C'est pourquoi je vous conseille d'avoir ce genre de temps de préparation dans vos agendas. Personnellement j'appelle ça un moment de chill-taff.
Je fais ça en fin de journée, après ma séance de sport, aux alentours de 19h. Je ne travaille pas vraiment, je fais des tâches secondaires tranquillement. Je programme donc mes to-do journalières à ce moment-là : le soir pour le lendemain.
Pour les to-do hebdomadaires, je prends un peu plus de temps le dimanche, en fin de journée. Je débriefe mes tâches et objectifs de cette semaine passée et je prépare ceux de la semaine à venir. C'est une habitude à prendre et je vous assure qu'elle est très satisfaisante. Ça permet d'éclaircir son esprit pour être serein le lendemain.
2. Choisissez bien - soyez lucides
Choisir des tâches concrètes qui vous font avancer vers votre projet, c’est une première étape. Il y en a cependant une autre : être lucide dans ses choix.
Vous avez un temps et de l'énergie limitée. Choisissez au mieux ces 3 tâches pour qu'elle soit réalisable dans votre temps imparti. Vous pouvez vous challenger mais restez raisonnables. Et au contraire, ne soyez pas faignants 😉
3. Préparez le périmètre
Écrire une tâche sur une note c'est bien. Mais il faut pouvoir être productif au moment ou vous allez vous lancer dessus. C'est pour cette raison qu’il vaut mieux préparer ses tâches, et toujours savoir ce que vous allez avoir à faire.
Exemple : créer votre site web pour vendre vos formations. Déjà cette tâche est trop large et devrait être découpée en sous-tâches, mais admettons. Il faut que vous sachiez déjà que outils/CMS vous allez utiliser. Il faudrait même que le setup du site soit déjà prêt : nom de domaine, hébergement etc.
Ainsi, quand vous allez commencer votre sprint sur cette tâche, vous pouvez travailler directement sur la partie créative et concrète. Sans perdre de temps sur la préparation à ce travail.
Mais alors, comment faire cette fameuse to-do ?
Maintenant qu'on a bien compris le concept et le but : voilà comment faire.
Les outils
Pour les to-do journalières et hebdomadaires, on utilise Bear.
Pour les kanbans et les to-do partagés, on utilise Notion.
Vous commencez à être habitués 🙃
Il y a plein d'autres outils comme Trello, Todoist, Microsoft To Do etc, à vous de voir ce qui vous correspond le mieux sur ce coup.
To-do dans Bear
Pour mon utilisation de Bear, c'est tout simple. J'ai un dossier avec mes to-do dedans et donc une note pour chaque :
la to-do jour
la to-do semaine
Date du jour ou de la semaine, checklist, et sous to-do si besoin.
Kanban et to-do dans Notion
On ne vous le dira jamais assez : Notion c'est le feu 🔥
L'outil permet de faire tellement de choses et tellement intelligemment, c'est l'outil numéro 1 en ce moment.
Avec Victor, on l'utilise à fond dans un espace commun pour CoolGuys et notamment la fonction Kanban de l'outil.
Voici comment on l'utilise et quelques conseils :
Les colonnes : Voilà notre Kanban pour CoolGuys. Comme vous le voyez, on utilise 4 colonnes : No Status (tâche à discuter pour plus tard), TODO (à faire), In progress (en cours), Done (fait). Pas besoin de plus selon nous.
Les attributs : Notion permet de créer ses propres attributs et c'est super pratique. On utilise un attribut "assign" pour attacher la tâche à la bonne personne. "Priority" pour savoir quel niveau d'urgence sur la tâche : faible, moyen ou élevé. On peut éventuellement ajouter des attributs "date" si c'est la publication de quelque chose et l'attribut "thème" pour s'y retrouver.
Comme vous le voyez on a une tâche "TODO récurrente". Et oui, vu qu'on publie une newsletter par semaine et un podcast tous les 15 jours, on a des tâches récurrentes. Notion est encore hyperpuissant sur ce coup puisqu'il permet de créer des templates.
Nous avons donc créé 2 templates :
Un pour la semaine avec podcast et un pour la semaine sans. On a juste à créer une carte pour la to-do, à sélectionner le bon template pour cette semaine et la to-do se génère automatiquement comme ceci :
Voilà pour cette édition bien costaude sur les to-do. 💪🏻
On espère que vous avez appris des choses et qu'elle vous aidera !
N'hésitez pas à nous faire vos retours :
à nous dire si vous avez testé les méthodes, et les outils.
à nous dire ce que l'on peut améliorer.
à nous partager votre façon de faire : peut-être que vous faites déjà tout ce dont on vient de parler, mais avec d'autres outils et principes. On sera ravis d'apprendre à vos côtés.
On vous remercie d'avance.
À dimanche prochain !
Super article et pas mal le coup de la todo récurrente avec Notion ⚡👍
Cela me sera utile 🤘