Les 5 règles pour ENFIN ne plus perdre de temps sur ses e-mails

Nous passons en moyenne 33% de notre temps de travail sur nos e-mails...

Bonjour à toutes et à tous !

On espère que vous avez la pleine forme et que vous êtes heureux 😃

Aujourd'hui on va parler d'un sujet qui nous tient à cœur et qui est très costaud au sein de la productivité : les e-mails.

Aaaah ces e-mails, qu'ils sont chiants ! Ils prennent énormément de place dans notre quotidien. C'est un outil qu'on utilise tous les jours et un canal "indispensable".

Bien qu'ils soient parfois très utiles, leur utilisation s'est dégradée avec le temps et est de plus en plus questionnable. Il y a beaucoup de spams, de manière de les utiliser qui sont mauvaises…

Ils deviennent des poubelles, des machines à nous faire perdre notre temps et en plus ils polluent (à force de les stocker).

Dans cette édition, nous allons voir comment reprendre le contrôle sur ses e-mails et ne plus perdre une minute grâce à une organisation aux petits oignons made in CoolGuys.

Temps de lecture : 5 minutes.

Sommaire :

  1. Une fausse tâche

  2. Les e-mails au quotidien

  3. Le concept des résidus de Cal Newport

  4. Surprise... 😁


❌ Une fausse tâche

Dans une ancienne édition sur la technique du 80/20, on avait parlé de la notion de "fake tâche", c'est-à-dire les activités que vous utilisez pour vous donner l'impression d'être productif.

Traiter ses e-mails est l’une des principales fausse tâche (si ce n'est la principale).

On ouvre ses e-mails machinalement tout au long de la journée pour se donner l'impression de travailler. Mais en fait c'est un mensonge à soi-même, on cherche seulement à gagner du temps et à repousser les vraies tâches importantes.

Les e-mails sont à 90% une perte de temps et du bruit, du stress quotidien.

La preuve...

📊 Les e-mails au quotidien

  • Nous devons gérer en moyenne 50 e-mails par jour et par personne

  • On regarde en moyenne 37 fois par heure nos e-mails

  • Ils représentent 33% de notre temps dans une journée

  • Nous passons jusqu’à 5h par jour sur nos e-mails

Le constat est sans appel : les e-mails sont un gouffre pour notre temps, notre productivité et notre concentration.

Pourtant, je vois toujours des gens avec :

  • une pastille rouge indiquant des centaines de mails en attente (voire des miliers)

  • des boîtes mails ouvertes toute la journée

  • des mélanges pro et perso

  • des centaines voire des milliers d'e-mails dans la boîte de réception, non triés

  • des mails de discussions infructueuses avec des dizaines de personnes dans la boucle

Tout cela génère :

  • distraction / déconcentration

  • stress / angoisse

  • des urgences injustifiées

→ une perte de temps colossale.


1. Le concept des résidus de Cal Newport

Vous êtes en train de travailler sur une tâche, vous êtes dans une session de deepwork... et vous recevez un e-mail.

Déjà, à ce moment-là, vous êtes distrait et ça vous coupe votre concentration.

Mais même si vous ne regardez que rapidement de quoi il s’agit et que vous retournez à votre tâche sans avoir l'impression que ça vous a déconcentré...

Ce n’est pas le cas. Cal Newport, dans son livre "Deep Work", parle du phénomène des résidus. Selon lui, même si vous n'en avez pas l'impression, votre cerveau va garder des "résidus" de ce que vous avez vu/lu et va continuer d'y réfléchir en arrière-plan.

Ce phénomène nous fait perdre en productivité et en efficacité. Une simple tâche peut prendre jusqu’à 2 fois plus de temps, rien qu’avec ces résidus.

Dès l'instant ou l'on reçoit cette notification et qu'on consulte le sujet de cet e-mail, notre concentration est brisée.

Pour ne pas s'exposer à cet effet, c'est assez simple : couper toutes ses notifications liées à ses e-mails et fermer ses boîtes mails lorsque ce n'est pas le moment, que vous êtes sur une tâche profonde.

La 1ère règle est donc de ne pas consulter ses e-mails en fil rouge.

Si vous voulez aller plus loin sur cette première règle et découvrir les 4 suivantes (les plus importantes 🔥)…

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Ton taux horaire est de 50€.

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On est très fier de cette formation et on est convaincu qu'elle vous aidera.

On se retrouve tout de suite dans le premier module vidéo,

Victor & Antoine

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On espère que vous l'aurez compris au travers de cette introduction au sujet, les e-mails font partie de notre vie. Ils sont une pierre de l'édifice qu'il faut impérativement contrôler et optimiser au quotidien.

N'hésitez pas à nous faire vos retours sur cette formation :

  • à nous dire ce que l'on peut améliorer

  • pourquoi ça ne vous intéresse pas de la prendre, qu'est-ce qu'il manque

  • quel sujet aimeriez-vous qu'on traite dans la prochaine formation

Pour cela vous pouvez nous contacter en répondant directement à cet e-mail ou dans l'espace commentaire de l'édition :

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On vous remercie d'avance.

À dimanche prochain ! Antoine & Victor


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