Le danger des "outils" (pourquoi ils nous font procrastiner)

Explications sur l'un des plus gros pièges de la productivité (et comment agir).

Bonjour,

Merci aux 42 nouveaux/nouvelles CoolGuys et CoolGirls de cette semaine de nous avoir rejoints. Vous êtes désormais 1642.

Temps de lecture : 8 minutes.


J'aimerais vous parler d'un avis qu'on a avec Antoine et qui est essentiel à notre vision : les outils de productivité sont une perte de temps (le plus souvent).

Bon, je sais ça peut surprendre 😅 surtout quand on sort notre « Top 4 outils du mois » à chaque fin du mois…

Mais justement, si nous faisons ces éditions, c'est pour vous éviter d'avoir à tester ces outils : de perdre votre temps en procrastinant.

Oui, les outils sont une forme de procrastination. C'est l'un des points que l'on va voir aujourd’hui, avec :

  1. Le grand "cache-cache" derrière les outils

  2. Les 3 questions à se poser avant d'installer un outil

Bonne lecture à vous !


I. 👀 Le grand cache-cache derrière les outils

Moins d'outils = plus de repères, et de clarté d'esprit

Commençons par le commencement : si tu vois quelqu'un qui est toujours en train de chercher un nouvel outil, de bricoler la dernière app à la mode…

Il/elle ne se pose probablement pas les bonnes questions.

→ Nous n'avons pas besoin d'outils sophistiqués pour exécuter les tâches qui comptent le plus et nous font avancer. Les outils viennent en bonus.

C'est ce que j'appelle le grand cache-cache :

  • On ne sait pas trop quelle tâche faire (vérifier si elle est vraiment importante, si on doit vraiment la faire)

  • On a du mal ensuite à prioriser ses tâches : savoir quelle chose faire en premier, quelle direction prendre

  • Et donc on se cache derrière les outils : les tester, les mettre en place, les bricoler pendant des heures, les partager, en discuter…

Autrement dit : du temps et de l'énergie dépensés dans des choses qui ne nous font ni avancer nous, ni l'entreprise pour laquelle on travaille (collègues/clients).

De la bonne procrastination, à l'état pur : on a l'impression de travailler, mais en réalité rien n'avance vraiment parce qu'on ne produit ni partage rien.

Exemples :

Changer d'outil est un gouffre de temps (et d'argent) inouï.

Ça m'arrive assez fréquemment d'en tester, car c'est mon "job" pour vous. 😉

Mais dans la plupart du temps, je reviens en arrière, et vers des applications très basiques (souvent des apps natives, ou installées directement dès l'achat de l'ordinateur/téléphone).

Fantastical

Je me souviens avoir succombé au charme de Fantastical, une superbe app pour gérer ses calendriers.

Il y a plein de choses intéressantes dedans (notamment le fait de mélanger calendriers et rappels) mais j'ai passé beaucoup trop de temps à tout configurer.

Aussi, il est important pour moi de regarder les calendriers de mes collègues, pour savoir quand je peux les inviter (dans Google Agenda). C'est possible dans Fantastical, mais moins efficace que directement dans l'app de Google…

Résultat : retour sur les apps natives d'Apple et Google.

→ Les apps des "mastodontes" auront toujours un temps d'avance sur les petits clients comme Fantastical.

C'est dommage pour les développeurs indépendants, mais pour votre productivité, il est souvent bien plus efficace de garder des choses simples, et natives.

Slash

Antoine vous en parlait la semaine dernière : l'application est sexy, bien conçue, agréable à utiliser, avec des fonctionnalités astucieuses.

Mais au final, qu'est-ce qu'elle apporte de vraiment différenciant ? Pas grand-chose : on peut noter ses tâches dans une note toute simple, lancer un timer sur son téléphone…

Et on ne vous parle pas du prix : toutes ces apps avec abonnement qui s'accumulent chaque mois, ça peut très vite faire mal.

On a donc une learning phase lorsque vous installez/testez un nouvel outil, qui va forcément vous ralentir.

Elle est inévitable, et même si vous décidez de garder l'outil en question :

→ Vous allez peut-être gagner du temps sur le long terme, mais soyez conscients que vous en perdrez à coup sûr au début : quand vous ne connaissez pas l'outil et que vous le testez.

La pyramide de la productivité :

Pour illustrer, voici un petit schéma qui reflète bien ma vision actuelle des différents leviers de productivité.

Plus on avance avec Antoine, plus on creuse le sujet de la productivité à travers les ressources qu'on lit, celles qu'on crée (nos newsletters/formations) plus ça ressemble à ça :

Le plus important étant tout en bas.

Explications :

  1. Habitudes & repères : vous pouvez avoir de la discipline sans faire d'effort, grâce à vos repères :

    • vos plages de temps programmées

    • les apps que vous utilisez, et à votre manière (j'utilise par exemple Gmail uniquement pour le pro)

  2. Priorisation : la manière dont vous sélectionnez les tâches à faire (ou pas) et comment vous choisissez la plus importante, la moins importante, etc.

  3. Méthodes : par exemple, le Pomodoro, le TimeBlock, le Kanban, etc. Vos réflexes au quotidien pour vous organiser et produire.

  4. Et seulement après tout ça, on choisit ses outils pour avoir un coup de pouce et être aidé lorsqu'on bosse.

À retenir :

Méfiez-vous des outils, des trucs sexy qui passent tous les jours sur ProductHunt.

La mise en place d'un nouvel outil, aussi bien pour vous que pour votre entreprise est une décision importante, qui doit être prise très au sérieux.

  • Dans tous les cas, il y aura une perte de temps (learning phase).

  • Dans une entreprise, ça peut être comparé à une restructuration d'équipe.
    Car tout le monde au sein de la boîte doit apprendre comment bien faire fonctionner l'outil : ses rouages, le partager avec les autres, le maintenir… Ça change des habitudes, donc forcément ça crée de la friction.


Maintenant que vous savez pourquoi vous devez vous méfier des outils, on rentre dans la partie concrète et applicable. Les 3 questions à se poser lorsque vous testez un outil (ou simplement que vous pensez le tester).

II. Les 3 questions à se poser avant d'installer des outils

Craft/Obsidian

Pour vous donner les 3 questions magiques, je vais vous partager un exemple récent : j'ai réfléchi à changer d'application de prise de notes (j’utilise actuellement Bear).

C'est mon souvenir le plus traumatisant 😱 en terme de testing d'outil, car j'ai passé énormément de temps dessus, avant finalement de revenir en arrière sur Bear.

On va voir pourquoi. Le truc qui m'a sauvé, c'est de tracker mon temps, et de me rendre compte à quel point j'étais en train d'en perdre.

Question n°1 : « Qu'est-ce que c'est comme outil, et en quoi va-t-il m'aider à m'améliorer ? »

Je sais que ça peut paraître basique, voire enfantin.

Mais combien de fois avez-vous été tenté par une application juste parce qu'elle est jolie, et qu'elle paraît utile ? 😄

Le but est simplement de ne pas installer des apps machinalement.

Un peu comme pour les livres, une bonne règle pour les apps peut être de se dire : je n'installe aucune app qui ne m'a pas été recommandée.

→ Uniquement celles dont un collègue/ami (ou CoolGuys 😜) vous a parlé.

Pour mon exemple, la réponse était la suivante :

Un outil de prise de notes, qui va m'aider à mieux noter et retrouver mes connaissances (au final, mieux apprendre quoi).

Question n°2 : « Y a-t-il quelque chose dans cet outil que je ne peux faire dans aucun autre ? »

Et là, on parle d'une fonctionnalité unique et fondamentale. Ça va vous aider dans votre prise de décision :

  • Si non : alors pourquoi voulez-vous installez cette app ? L'ergonomie et le design, peut-être ? Réfléchissez-y à 2 fois, pensez à votre confort actuel et à la learning phase 😉

  • Si oui : alors est-ce que cette fonctionnalité unique vaut vraiment le coup ? Qu'est-ce qu’elle va vous apporter de vraiment ouf ? Quel est le gain potentiel pour vous ?

Dans Craft ou Obsidian, la fonctionnalité unique que je n'ai pas dans Bear, c'est les backlinks : les liens à 2 sens.

(En gros, quand vous ouvrez une note, vous voyez toutes les autres notes qui y sont connectées. Ça permet d'avoir un schéma de pensées plus profond lorsqu'on crée du contenu. Ça, on en reparlera plus tard…)

Mais est-ce que c'est vraiment si important que ça ? Dans Bear, j'ai un système de tag qui me permet de faire apparaître des notes à plusieurs endroits (comme les backlinks) : j'ai déjà un indice pour ne pas installer cette app.

Question n°3 : « Comment l'outil s'intègre-t-il dans mon workflow actuel ? »

Pensez aux autres apps que vous utilisez :

  • Est-ce que le nouvel outil viendrait bien compléter les autres que vous utilisez déjà ?

  • L'app est-elle similaire aux autres que vous utilisez déjà ?

    → Par exemple, je préfère naturellement les applications natives (comme Bear ou Craft) que celles qui sont basées sur le web (comme Obsidian ou Notion). J'ai directement eu une préférence pour Craft lors de ce test.

  • C'est valable aussi pour les entreprises : si l'outil peut bien s’imbriquer dans votre "stack" actuelle, alors c'est forcément un bon point. Sinon, il vaut sûrement mieux l'oublier.

Si vous arrivez à bien répondre à ces questions, et que l'app passe "le test" alors pourquoi pas continuer à l'utiliser ! Mais sinon, faites très attention ⚠️


C'est tout pour aujourd'hui, j'espère que vous tirerez un peu de sagesse et que vous penserez à moi quand vous vous méfierez du prochain outil à la mode. 🤨

N'hésitez pas à nous faire vos retours :

  • à nous dire si vous arrivez à bien vous poser les questions

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On vous remercie d'avance.

À dimanche prochain ! Antoine & Victor


Références et liens :

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