L'avenir de notre environnement de travail : mieux utiliser Chrome & GSuite
Nos meilleurs tips pour rester focus avec Google Workspace, et aperçu du travail en équipe dans 5 ans
Bonjour,
Le télétravail a tout changé dans notre quotidien : nos habitudes, notre façon de communiquer et de collaborer avec les autres.
La semaine dernière, Google a annoncé des changements majeurs à GSuite, qui devient Google Workspace.
Évidemment, ces 2 points sont liés et… À mon avis, on peut en tirer un aperçu de l'avenir du travail.
Je pense sincèrement que ces changements sont beaucoup plus importants qu'ils n'y paraissent, pour la simple raison que nous utilisons tous les jours ces outils.
Finalement, notre quotidien (à court/moyen terme) est beaucoup plus impacté par ce genre de changement que par les avancées majeures en intelligence artificielle ou en informatique quantique.
☝🏼 Tous les liens vers les outils, livres, ou autres références sont disponibles en fin d'email. Vous pouvez tranquillement lire cet email en entier, puis accéder aux liens facilement à la fin.
À la fin de cette édition, vous aurez des conseils précis pour utiliser au mieux la suite Google (et Office) et vous organiser avec tous ces outils :
Quand et comment collaborer,
Améliorer son confort avec ces suites
Pro tips, raccourcis, extensions…
On passe tout au peigne fin.
On a décidé d'écrire cette newsletter car beaucoup de changements arrivent avec Workspace, mais on savait déjà avant qu’on devait en écrire une à propos de GSuite tellement il y a de choses à dire. 🤔
Qu'est-ce qui change ?
Globalement : Gmail, Google Meet, Google Docs, Google Sheets, etc. pourront se transformer en une seule application où on pourra tout retrouver sans changer d'onglet ni d'outil.
Puisqu'une image vaut 1 000 mots, voici la vidéo de Google qui présente le tout :
Soyons honnêtes : voici ma réaction en voyant ça 😅 :
Au passage, Microsoft a présenté, il y a quelques mois déjà, quelque chose de similaire : Fluid.
En gros, l'idée c'est de se dire qu'on n'aura plus d'applications de travail séparées, mais juste des "blocs".
Par exemple, un PowerPoint ne s'ouvrira plus dans PowerPoint par défaut, mais dans un petit coin de l'app que vous êtes en train d'utiliser : Outlook, Microsoft Teams, Slack…
→ Déjà, sous cet angle, j'y crois beaucoup plus.
Et c'est d'ailleurs aussi l'un des aspects que proposera Google Workspace.
Il suffit de regarder ces deux GIFs de présentation, de Google et Microsoft.
La ressemblance est assez frappante… Au moins, on sait à quoi s’attendre pour les 5 prochaines années.
☝🏼 Maintenant que vous savez à quoi vous attendre avec l'arrivée de Google Workspace et Microsoft Fluid dans les prochains mois/années : on passe à la partie concrète. D'abord (désolé) on va parler des problèmes que ces outils collaboratifs peuvent créer.
I. Les problèmes
La suite Google, c'est très bien : tout est dans le cloud, partageable et accessible facilement avec un lien, Chrome est ultra-puissant… Mais ça peut aussi créer des problèmes. Beaucoup de problèmes.
1. L’enfer
Voici ce qu'on appelle communément avec Antoine « l'enfer » :
Bon évidemment, c'est un peu exagéré pour l'exemple (quoique) mais vous voyez l'idée.
Rien que de voir tous ces onglets, j'ai un stress qui monte.
Comme on accède à nos mails, calendrier, Sheets, Docs… Dans le navigateur : on multiplie les onglets et on finit par s'y perdre.
Puisqu'on ne le dira jamais assez : limitez le nombre d'onglets et de fenêtres que vous avez.
En moyenne, on passe 17 minutes par jour à retrouver le bon onglet lorsqu'on en a plus de 10 ouverts. Ça fait presque 1h30 par semaine, et un peu plus de 3 jours par an. J'espère que vous êtes convaincus...
2. Les inconsistances
Il y a un autre souci que la GSuite a créé : les inconsistances (je déteste ça).
L'être humain est fait pour avoir des repères, qu'il créé lui-même à travers ses propres schémas mentaux, et ses habitudes.
Voici quelques inconsistances que Google a créé, et qui sont peut-être gênantes pour vous sans même que vous le sachiez :
1. Une seule app (Chrome) pour toute la suite bureautique :
Nous avons toujours eu des applications séparées : jamais Outlook n'a été mélangée a Excel dans une même fenêtre par exemple.
Encore jusqu'à peu, je préférais utiliser l'application "Mail" d'Apple sur mon Mac, plutôt que d'ouvrir Chrome et de me connecter à Gmail dans le navigateur
2. Sur smartphone, toutes les apps sont séparées :
Gmail, Calendar, Google Sheets n'ont rien à voir. Pourquoi aurait-on tout au même endroit sur desktop ?
3. La collaboration en temps réel est un mythe
La promesse de Google Docs, c'est que l'on puisse tous écrire en même temps sur un document, et interagir ensemble dessus.
Mais au quotidien, l'usage qu'on en fait est vraiment différent.
En fait, c'est extrêmement rare que l'on soit plusieurs en même temps sur un doc.
D'abord, on travaille de son côté, et ensuite on partage le lien pour que les autres puissent apporter leurs commentaires, modifications, ou compléter.
Et d'ailleurs il vaut mieux éviter d'être en même temps sur un doc : pour ne pas mélanger notre temps productif et notre temps interactif (cf. notre 1ère newsletter : les 3 types de temps).
L'avenir du travail est asynchrone.
Imaginez : vous travaillez dans une boîte avec des gens aux 4 coins du monde, tous en remote.
Rien qu'avec le décalage horaire, il est quasiment impossible de faire un meeting, et donc encore moins d'être à plusieurs sur un document partagé…
→ La vraie force de Google Docs, Notion, et tous les autres outils collaboratifs, ce n'est pas de pouvoir travailler "en même temps" sur un doc.
C'est plutôt de travailler ensemble : pouvoir partager un simple lien pour tous avoir accès à la même base de travail, puis échanger et améliorer dans un second temps, en voyant l’historique des modifications.
☝🏼 Pas de problèmes sans solutions : voici tous nos tips pour se créer le meilleur set up avec Google Workspace : mieux collaborer, tout en évitant les distractions.
II. Les solutions : méthodologies & apps pour s'en sortir dans ce bazar
1. Les Applications Chrome : créer une application Mac depuis n'importe quel site web
Plutôt que de devoir aller dans Chrome, taper "Gmail", attendre que ça charge…
Ou plutôt que d’utiliser l'app "Mail" d'Apple :
En fait il est très facile de créer une "Application" Gmail indépendante.
Ouvrez Chrome
Allez sur Gmail
Cliquez sur les 3 points en haut à droite
Plus d'outils → Créer un raccourci
Bien cocher : "ouvrir dans une fenêtre".
Vous pouvez maintenant ouvrir tout ce que vous voulez dans un app indépendante.
Quand j'ai découvert ça, ça m'a vraiment changé la vie ! Pour être honnête, ça faisait un moment que je cherchais à faire exactement ça : isoler Gmail et Calendar plutôt que de les avoir tout le temps ouverts dans Chrome.
Et j'ai trouvé des solutions payantes comme Boxysuite et Unite, ou encore des solutions qui demandent du code, comme Nativefier.
→ En fait, ce truc-là est accessible pour tout le monde !
Ce qu’il y a de bien, c’est que si vous avez des extensions Chrome, elles vont continuer de fonctionner dans vos Applications Chrome.
Donc par exemple si vous êtes un fan du language Markdown comme moi, vous pouvez utiliser l’extension Markdown Here pour écrire vos mails en Markdown dans votre app Gmail (lien en fin de newsletter).
Vous pouvez essayer ça pour tout…
Pourquoi pas pour Google Sheets par exemple, pour accéder plus facilement à votre feuille de calcul via le dock plutôt que d'avoir à naviguer entre les onglets et fenêtre Chrome.
Mais attention à ne pas créer une app pour tout et n'importe quoi, car au final vous allez aussi vous y perdre.
Je dirais que c'est bien de se concentrer les 5 apps que vous utilisez le plus (et qui ne sont normalement pas des sites web).
Finalement, je ne m'en sers pour l'instant uniquement pour les applications Google, car c'est ce qui me dérangeait le plus.
→ Les problèmes des onglets et des inconsistances sont réglés grâce à cette simple astuce.
Vous pouvez aussi télécharger l'application "Sauvegarde et Synchronisation" de Google, qui vous permettra d'accéder à votre Drive comme à n'importe quel autre dossier de votre ordinateur : plus besoin d'enregistrer le fichier, d'ouvrir Chrome, d'aller sur Google Drive pour l'uploader...
2. Catégoriser pro et perso
Je préfère utiliser des applications différentes pour séparer ce qui est pro et perso.
Là encore, j’ai la même chose sur mobile et desktop.
J'utilise les Gmail/Google Calendar et les applications pour l'entreprise dans laquelle je travaille (ça serait pareil avec Outlook).
Je préfère rester sur les applications natives de mon Mac/iPhone pour le perso.
Encore une fois, l'objectif est d'éviter de mélanger les choses : bien catégoriser, pour ne pas être distrait par exemple par un mail qui concerne mon business perso alors que je travaille en freelance sur quelque chose qui n'a rien à voir.
Du coup, mon dock et les apps mails/calendrier changent en fonction des jours :
⬆️ Mon dock quand je bosse sur mon business perso.
⬆️ Mon dock quand je travaille en tant que freelance dans mon entreprise : les apps de mail et calendrier changent.
3. Et l'avenir dans tout ça ?
0n l'a vu, Google et Microsoft proposeront d'ici peu la possibilité d'accéder à quasiment tous les outils dans une seule app.
Ça pourrait être super, mais le souci c'est qu'on a toujours beaucoup d'autres applications de productivité, et même de plus en plus : Slack, Notion, Zoom, Trello, Asana, les calendriers, les mails...
Difficile de s'y retrouver.
Pour le coup, je pense que ça peut avoir du sens créer une "super-instance" de Gmail via une Application Chrome, et se dire qu'on l'utilise :
pour gérer ses mails
son calendrier
ses appels vidéos
mettre en commun des notes/idées (via Docs, Slides, Sheets) lors de calls avec des collègues...
Mais pour l'instant, je n'y suis pas encore. Et les apps (créées par différentes entreprises) sont toujours bien séparées.
On verra comment tout ça évolue. L’idée des “blocs” est géniale je trouve, mais il faut que toutes les entreprises acceptent de s’y mettre.
En attendant, il y a aussi des outils comme CommandE ou Station, qui permettent de mieux naviguer entre les outils et d'ouvrir tout ce que l'on veut avec un seul raccourci : accéder à des fichiers Drive, Notion, messages Slack, cartes Trello… Tout ça à travers des centaines d’apps.
Ça y est, c'est la fin de cette newsletter. On espère que tous ces conseils et réflexions vous seront utiles au quotidien !
N'hésitez pas à nous faire vos retours :
À nous dire si vous avez testé les méthodes, et les outils
à nous dire ce que l'on peut améliorer
à nous partager votre façon de faire : peut-être que vous faites déjà tout ce dont on vient de parler, mais avec d'autres outils et principes. On sera ravis d'apprendre à vos côtés.
On vous remercie d'avance.
À dimanche prochain !