[Free-lance] Garder le contrôle de son temps
Les meilleurs outils et règles à mettre en place au quotidien
Bonjour à tous,
J'espère que vous allez bieeen ?!!! J'ai rien entenduuu ?!!! 🤡
De notre côté ça va au top ! Avec Victor, on est motivé comme jamais pour vous proposer du contenu de qualité vu les retours récents que vous nous avez faits !
Et oui, vous êtes maintenant 238 à devenir plus productifs•ves chaque semaine ! Bienvenue aux 59 nouveaux CoolGuys et CoolGirls qui nous ont rejoints cette semaine ! Encore merci et bravo pour votre motivation. 💙
Quand on est free-lances, indépendants, notre temps c'est notre argent, littéralement.
On vend nos heures, nos jours de travail.
Donc, forcément, plus on est productif, plus on est rapide à réaliser des tâches et plus on gagne.
On peut prendre plus de clients, effectuer plus de missions...
On a déjà pas mal parlé de tout ça dans la newsletter « Pourquoi chercher à être plus productif ? », je vous laisse la checker si vous êtes en retard !
Mais... Être free-lance c'est pas simple. On est seul, on prend toutes les décisions, on n'est pas forcément en position de force face aux clients. Beaucoup de sujets, de projets différents, de demandes, de stress...
C'est la réalité, et un choix que nous avons fait, mais pas une fatalité ! 💪🏻
Cela fait maintenant 3 ans que je me suis lancé en freelance. 😎
J'ai identifié pas mal de ces points difficiles.
les clients qui te font des demandes intempestives
les tâches administratives
la difficulté de switcher de projets/de clients
la perte de temps que les communications peuvent engendrer
la pression latente...
Autant de points qui sont classiques en free et qui provoquent rapidement une perte de productivité et de contrôle de son temps.
Du coup j'ai testé pas mal de choses : des outils, des techniques. Et j'ai tout simplement mis en place des règles pour garder le contrôle de mon temps.
Je vous partage dans cette édition ce qui m'a permis de maximiser mon temps au cours de ces 3 dernières années. Aujourd'hui, mon activité est stable : je génère 6K€ de chiffre d'affaires chaque mois en travaillant 3 jours par semaine.
Tous les liens vers les outils et autres références sont disponibles en fin d'email avec, cette semaine, pas mal de liens de parrainage et en tout 5 mois offerts. Vous pouvez tranquillement lire cet email en entier, puis accéder aux liens à la fin.
À la fin de cette édition, vous aurez des outils, des techniques, des règles actionnables tout de suite afin d'être plus productifs dans votre activité de free-lance et garder le contrôle de votre temps !
Place au concret
1. Trackez votre temps
Pour ceux qui nous suivent depuis le début, j'espère que vous commencez à imprimer l'importance de votre temps ?! 😅
On va continuer à vous le répéter souvent, ne vous inquiétez pas 😁
Pourquoi ?
Parce que votre temps c'est votre argent ! Vous devez savoir combien de temps vous passez sur chaque client, missions, tâches !
Je me suis rapidement rendu compte d'un truc : il est difficile d'estimer le temps prévu sur un projet avant qu'il ne commence.
On m'a toujours dit d'essayer de vendre "un peu plus", ce qui paraît logique.
Mais finalement il est très difficile d'anticiper :
l'ensemble des tâches
les difficultés
les imprévus
la relation avec le client et son niveau d'exigence, qui peut largement augmenter le temps de travail sur le projet...
Et de l'autre côté, le client n'a pas envie de se faire avoir, et souvent, il comprend mal la charge de travail qu'il demande.
Toggl
J'ai donc voulu savoir si je vendais correctement mes prestations. Je suis parti sur Toggl, l'outil leader de time tracking. C'est simple et gratuit.
Vous allez télécharger une app desktop et mobile qui ressemble à ça ⬆️
L'interface est très simpliste. Vous allez pouvoir créer un nouveau client puis la mission.
Ici le client est "Kalendes" et la mission est une proposition de "stratégie digitale pour 2020".
Une fois que ces bases sont prêtes, à chaque fois que vous vous mettez à travailler, vous faites "play", vous choisissez le client et la mission.
Vous pouvez préciser ce que vous êtes en train de faire grâce à la description.
Ça prend 20 secondes en tout.
Vous pouvez également ajouter des tags. C'est intéressant pour regrouper des types de tâches qui sont transverses à plusieurs clients. Comme des calls.
Ainsi vous pourrez trier votre temps par tag et voir combien de temps vous passez à faire des calls chaque semaine.
Il y a un truc qui est cool. Si vous faites des pauses régulières (notamment si vous travaillez en "Pomodoro" 😉), vous n'avez pas besoin de faire "pause", "play" à chaque fois sur Toggl. Il va automatiquement détecter votre inactivité et proposer de supprimer le temps correspondant et de rependre la session lorsque vous revenez.
Enfin, vous aurez accès à des rapports visuels sur vos jours/semaines/mois, et vous pourrez commencer à analyser comment et sur quoi vous dépensez votre temps.
Les bénéfices :
Savoir si vous vendez correctement vos prestations
Et ajuster pour les prochaines fois si ce n'est pas le cas. Si vous passez 4 jours sur une mission que vous avez facturée 2 jours, c'est qu'il y a un problème.
Ça vous permet de dire stop à votre client, avec un argument de poids
Lorsque vous avez consommé tout le temps prévu à la mission. Vous ne vous faites plus exploiter.
Lors de vos négociations avec vos clients, vous pouvez utiliser ce nouvel argument :
« J'utilise un outil de time tracking : si je passe vraiment moins de temps que prévu sur la mission, je vous le dirai, et je déplacerai cette journée sur la mission suivante. »
→ J'ai déjà essayé, ça marche super bien ! Vous inspirez sérieux et confiance et au final le client ne redemande jamais ce suivi de temps dans le détail.
Vous serez sûrement surpris du résultat.
Vous allez rapidement voir les tâches qui vous consomment le plus de temps. Vous pourrez ensuite faire en sorte de passer moins de temps dessus :
donner un temps imparti précis pour ces tâches, se forcer à ne pas le dépasser
réfléchir : comment je peux m'améliorer pour passer moins de temps là-dessus ?
déléguer, éventuellement
Pour finir, la seule contrainte est qu'il faut prendre le réflexe de lancer Toggl, je vous l'accorde.
Il faut faire l'effort pour prendre cette habitude qui prend quelques secondes parce que c'est hyper rentable, je vous l'assure.
Et si vous avez oublié de le lancer, pas de panique, vous pouvez lancer une session et changer l'heure de commencement.
Si ça fait 30 minutes que vous travaillez, remontez le début de la session 30 minutes en arrière !
2. Ne perdez pas de temps sur l'administratif
Je fais personnellement partie de la team “complètement allergique et paniquée” par l'administratif. Je fais donc en sorte de prendre de bons outils pour m'aider.
En free-lance on a plusieurs besoins :
Pour ma banque, j'ai pris Shine.
Pour ma mutuelle, j'ai pris Alan.
Pour ma RC PRO, j'ai pris WeMind.
Tous ces outils sont hyper bien faits et me mettent en confiance. Je gagne beaucoup de temps sur ces aspects et je suis plus serein.
Freebe
"Être auto-entrepreneur, c'est léger niveau administration", comme on l'entend beaucoup. Alors oui, mais bon quand même.
Les devis, les factures, les limites de CA, la facturation de la TVA au bout d'un certain montant, les déclarations à l'URSAFF... Un film d'horreur tout ça. 🧛♂️
Et puis il y a un génie du beau prénom d'Antoine 😁 qui a sorti un outil pour automatiser tout ça ! Ça s'appelle Freebe et ça ressemble à ça :
Ça permet de gérer toute votre auto-entreprise et notamment :
Ajoutez vos clients automatiquement (connecté à societe.com)
Proposer un devis conforme en quelques clics
Calculez votre rentabilité en important votre time tracking depuis Toggl 😎
Facturer en conformité
Synchroniser votre compte bancaire
Déclarer votre Chiffre d'Affaires
Passer à la TVA automatiquement une fois le CA atteint
Bref, à chaque étape vous êtes guidés, vous remplissez juste des champs et Freebe s'occupe de tout.
Ça fait hyper pro auprès des clients car vous leur envoyer des devis/factures super propres sur un lien en ligne. Ils peuvent les valider électroniquement.
Le gain de temps et de sérénité est juste colossal sur cette partie qui est si horrible.
Tout ça à partir de 7€ par mois, c'est juste du miel. 🍯
En plus l'équipe est au top et méga réactive.
S'il y avait un point un peu plus négatif, c'est sur le set-up du début qui peut prendre un peu de temps. Mais honnêtement j'ai pris tellement de plaisir à voir l'outil se remplir, le compte bancaire se connecter et se lier à mes factures. Voir les courbes etc haha, un vrai kiff !
Vu les bénéfices de temps et de sérénité que ça apporte derrière, c'est juste trop rentable.
C'est un outil indispensable, vraiment c'est du génie.
3. Soyez clair avec vos clients
Bon, amis free-lance, vous le savez autant que moi. Une des principales difficultés de ce métier, ce sont les clients.
On perd un temps énorme à communiquer avec eux :
les négos
les retours
les calls
les demandes
les pings slack ou autre...
Voici quelques solutions que j'ai mises en place pour améliorer cet aspect de notre quotidien.
Détailler son devis au maximum
Ça paraît simple comme ça. Mais je suis sûr que ça vous est déjà arrivé :
tomber sur un client avec un bon feeling
faire un devis simpliste car on s'est bien compris à l'oral
la mission avance et ça commence à déborder : en tâches, en temps, en retour
vous lui dites et il ne comprend pas "c'était pas écrit dans le devis"...
vous n'avez pas de preuve écrite tangible qu'il ait signé pour lui dire : "ok on a dépassé le cadre du devis comme c'était spécifié", "si tu veux plus il faut en prévoir un nouveau".
Donc forcez-vous à détailler un maximum. Chaque tâche avec : ce qu'il y aura comme rendu à la fin, le nombre de jours dédiés à chaque sujet.
N'hésitez pas à ajouter le nombre de retours compris dans le devis également (surtout pour les créas). Plus il y aura de détail, plus vous vous protégez.
Utiliser du time tracking s'il le faut
Comme vu avec Toggl, vous pourrez facilement justifier du temps passé pour appuyer vos mots et si le client souhaite des preuves.
Limiter les retours et les interactions
Dès le début, cadrer les temps d'échange avec le client. Ne pas avoir à tout justifier auprès de lui, lui faire comprendre que ce sera une perte de temps plutôt qu'autre chose et qu'il doit vous faire confiance.
Exemple : la semaine dernière, j’ai fait un call de 2 heures avec mon client pour lui montrer toutes les Ads que j'avais créées. Au final : 0 retour, il n'y connaît rien, tout le monde a perdu du temps.
J'aurais dû m'opposer à ce call et anticiper son inutilité.
Le client n'a pas besoin de valider ce genre de choses, c'est vous l'expert, il fait appel à vous. Surtout s'il n'a aucune valeur ajoutée sur ce sujet alors il faut zapper, demander de vous faire confiance et regarder les résultats des Ads et non pas le setup de celles-ci.
Jours dédiés (couper en dehors)
J'essaye au maximum de fixer mes journées sur des projets/clients et je le communique avec eux. En ce moment, j'ai un client récurrent 2 jours par semaine. Eh bien, je leur ai dit que je travaille pour eux le lundi et le mardi.
Comme ça, ils savent qu'ils peuvent me contacter, me booker, me demander des choses ces 2 jours-là. Je leur ai bien précisé que je serai sur d'autres sujets les autres jours et donc indisponible en dehors d'urgence (par téléphone du coup).
Car sinon on communique sur Slack. Du coup, les notifications sont automatiquement coupées les autres jours que les lundis et mardis. Ils sont au courant aussi et savent qu'ils peuvent m'envoyer des choses, j'ouvrirai et répondrai le lundi suivant.
Il ne faut pas avoir peur, ils ont complètement compris le point et n'y voient aucun problème. Ils savent que je serai réactif au téléphone en cas de pépin. Ça vous permet également de vous concentrer sur une seule mission à chaque fois et de vous couper des autres.
Roadmap
Pour cadrer les choses, et pour plus de clarté, je propose à mes clients de leur partager ma roadmap, souvent un Kanban sur Notion que je fais pour moi dans tous les cas → pas de perte de temps là-dessus donc.
Voilà un exemple, ça leur permet de voir facilement :
où j'en suis
ce que je suis en train de faire
les prochaines étapes.
Ils sont rassurés et ça leur permet de voir l'avancement sans perdre trop de temps en call. Ils peuvent intervenir en commentant sur Notion également.
Savoir dire non, dire stop, dire les choses
C'est hyper difficile, surtout au début. Il faut comprendre que c'est du win-win et que c'est vous l'expert, ils veulent vos conseils.
Alors, ils les écoutent.
Sinon qu'ils ne prennent pas quelqu'un en consulting !
Quand les clients partent en cacahuète 🥜, il ne faut donc pas hésiter à les recadrer.
À leur dire quand une idée n'est pas ouf, qu'on va y perdre du temps plutôt qu'autre chose, que ça ne sert à rien.
C'est super important pour rester sur les rails et ne pas perdre de temps sur l'objectif final.
Éviter les calls, réunions
BON ! Les calls : c'est une horreur. 😱
Les 3/4 du temps ils ne servent à rien et sont trop longs. Il faut s'assurer qu'il n'y ait pas d'autres moyens de régler le problème.
En dernier recours, s'il faut vraiment faire un call, alors OK. Mais :
le call est chronométré : pas moyen de dépasser le temps imparti prévu.
les objectifs sont fixés en amont et sont rappelés rapidement en début de réunion.
ne pas hésiter à faire l'horloge vocale : "Il ne nous reste plus que 10 minutes alors accélérons sur ce point..."
Choisir de bons clients (si possible)
Je préfère travailler moins et gagner moins que de travailler avec des gens qui n'ont pas confiance, qui sont radins, profiteur... La confiance c'est le plus important pour moi, si le client vous flic, veut tout savoir, vérifier... Pour moi, ce n’est pas la peine.
Le but est de kiffer ce qu'on fait, c'est pour ça qu'on ne veut pas être employé non ? C'est pour être plus libre ! Alors pas question de me mettre des chaines avec un client désagréable. 🗽
Actions suite à cette lecture :
Installer Toggl et traquer sa première mission dès demain
Installer et tester Freebe avec notre code de parrainage “COOLGUYS” ⬇️ (2 mois gratuit)
Tester et implémenter ces règles de communication avec ses clients
Voilà pour aujourd'hui, on espère que cette édition vous aidera et vous a plu !
N'hésitez pas à nous faire vos retours sur les méthodes, les outils. Ce qui manque éventuellement !
Partagez cette newsletter avec un free-lance que ça aiderait. Il faut s'entraider entre confrères !
On vous remercie d'avance.
À dimanche prochain !
Hello les CoolGuys ! Merci pour l'invitation via LinkedIn, je découvre le site et cet article est franchement très intéressant : j'ai l'impression de perdre du temps avec certaines missions. Je vais donc pouvoir vérifier ça dès demain !